Estimados lectores, hoy día escribiré un poco de la utilidad de un WBS. Yo soy un profesional en Sistemas y como comprenderan muchos colegas y amigos con quienes comparto este blog saben que la fase mas difícil de cerrar y cerrar correctamente es el Alcance de un Proyecto o un Producto.
La Fase de definición del alcance se vuelve la etapa mas engorrosa de un proyecto sobre todo si no se tiene una metodología de trabajo y si además en el proyecto se va ha usar tecnologías nuevas o desconocidas para el Jefe de Proyecto esto se volverá una pesadilla.
Imaginemos que nos encontramos en una Empresa X donde existe un Jefe de Proyecto Y y son las 5pm de un viernes derrepente justo cuando va ha salir recibe una llamada del Gerente de Operaciones que le indica que requiere para el Lunes un "breve" informe sobre la definición, recursos y costos del Alcance para el Proyecto M porque el Cliente acaba de confirmar que lanzara la licitación de proveedores y es lo que la Empresa X había estado esperando previo seguimiento comercial.Nuestro Jefe de Proyecto Héroe empieza a dibujar surcos de preocupación en su frente porque 
acaba de recordar que el Proyecto M empleara una tecnología con la que no esta familiarizado y no sabría como determinar el alcance, el tiempo , los recursos y costos.
acaba de recordar que el Proyecto M empleara una tecnología con la que no esta familiarizado y no sabría como determinar el alcance, el tiempo , los recursos y costos. Ante la situación nuestro amigo aplica la metodología antigua que uso su jefe y el jefe de este y el anterior hasta el inicio de los tiempos utilizada en el mundo de la construccion de sistemas de información y la cual es la de "suponer", que consiste en construir un documento de bla, bla ,bla al que le hace un cronograma tentativo con tiempo tentativos y determina RRHH que para que cumplan dicho cronograma tendrán que programar, documentar y/o analizar las 24 horas al día sin tener que comer y dormir y solo trabajar para que dichas fechas establecidas se puedan cumplir como resultado tenemos un proyecto subestimado, con el equipo sobrecargado (considerando que se contrato gente con la experiencia adecuada) y con costos que exceden el presupuesto conclusión Proyecto Fracaso que en algunos casos puede terminar con la reputación de una empresa y la del personal comprometido.
Pero apretemos el botón de "Retroceso" y volvamos al viernes a las 4:59pm (1 minuto antes de recibir la llamada del Gerente de Operaciones), nuestro amigo, Jefe de Proyecto, contesta el teléfono toma nota de los requerimientos que se le solicita pregunta el código de las ofertas comerciales y requerimientos iniciales, los ubica a través del Sistema de Gestión de Proyectos (seria lo ideal) da una rápida leída y se lleva la información impresa y/o digital.
Luego en otro tiempo en un ambiente mas relajado empieza a esbozar con lápiz y papel su WBS con los conocimientos de gestión que posee, revisando algunas paginas en la web sobre proyectos similares al sistema que se va a elaborar para poder dar mas detalle a su diagrama sabe que el WBS debe ser contrastado con el equipo técnico que respalde con su experiencia la tecnológica y la complejidad de los entregables.
Luego de haber esbozado un WBS, se digitaliza en un WBS Chart Pro o en VISIO, se hace el diccionario del mismo en word y se genera el Planning en MS Project se hace algunos ajustes en tiempo, costo y recursos y ya se tiene la primera versión borrador para contrastar el Lunes con el equipo técnico.
El lunes por la mañana nuestro Jefe de Proyecto héroe se junta con su equipo les explica el objetivo del proyecto y muestra el WBS se realiza un "juicio de expertos" , recoge las observaciones de la reunión, diagrama de arquitectura física, esbozo de RBS con respuesta a contingencias y restricciones.
Se actualiza el documento de alcance , objetivos, arquitectura, wbs, diccionario, rbs , respuesta a riesgos y restricciones. Se actualiza el cronograma, recursos y se genera los precios que luego es puesto en el documento el cual es enviado al cliente. Después de todo este trabajo nuestro héroe sabe que los riesgos del proyecto no han desaparecido pero esta vez estará mejor preparado para iniciar la gestión porque habrá establecido un orden en la organizacion de los entregables que debe ofrecer y no sera ya mas una nube negra que empiece a tomar una forma monstruosa con forme se desarrolle el Proyecto.
Por otro lado mayor alcance en menos tiempo puede significar un mayor costo, y aquí empiezan los problemas porque el triángulo deja de ser equilatero para convertirse en isosceles o cualquier otro tipo, ya que la mayoría de clientes desea facturar proyectos tipo triángulo equilatero y muy pocos son concientes de asumir el riesgo de proyectos cuyos 3 lados no serán equitativos pero reales.
