Costo vs Tiempo vs Alcance: El Dilema Eterno en la Gestión de Proyectos
Cada vez que se formula un proyecto, surge el debate sobre qué lado del triángulo de la gestión de proyectos ajustar: costo, tiempo o alcance. En la versión original de este artículo, ya discutíamos cómo la reducción del alcance puede afectar el tiempo y el costo, y cómo esto puede ser favorable para los clientes que desean resultados inmediatos. Esta es la clásica forma de ver el triángulo equilátero de proyecto.
Actualización según el PMBOK® Guide Séptima Edición:
El enfoque actual de la gestión de proyectos, presentado en la última edición del PMBOK® Guide, se ha desplazado hacia una comprensión más flexible y adaptativa. En lugar de centrarse únicamente en la estricta relación entre costo, tiempo y alcance, el nuevo enfoque destaca la importancia de los Principios de Entrega de Valor y el Entorno del Proyecto. Esto significa que el triángulo ya no es una estructura rígida; hoy, los proyectos se gestionan teniendo en cuenta factores más amplios como la sostenibilidad, la entrega continua de valor y la adaptación al cambio constante.
Por ejemplo, mientras que antes el triángulo equilátero era visto como el ideal, ahora se reconoce que los proyectos pueden evolucionar y necesitar ajustes según las circunstancias del entorno y las expectativas cambiantes de los stakeholders. El triángulo puede cambiar de forma, pero eso no necesariamente significa un fallo del proyecto, sino una adaptación necesaria.
Reflexión actualizada sobre el triángulo de proyecto:
Cuando aumentamos el alcance y tratamos de reducir el tiempo, se generan conflictos con el costo. Aquí es donde el PMBOK® Guide actual ofrece herramientas como los Factores Ambientales Empresariales (EEFs) y los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs), que ayudan a los equipos de proyecto a manejar mejor los desafíos y los riesgos inherentes. De hecho, estos factores internos y externos influyen directamente en las decisiones sobre cómo equilibrar las tres variables del proyecto.
Es crucial entender que la gestión de riesgos se vuelve aún más vital en un contexto donde el tiempo y el costo son ajustados continuamente para cumplir con nuevas demandas. Los principios modernos de gestión de proyectos abogan por una evaluación constante del impacto en todas las áreas y promueven la transparencia y la comunicación continua con los stakeholders.
Texto original (publicado en 2009):
Costo Vs. Tiempo Vs. Alcance
Si disminuimos alcance vemos afectado el tiempo y como consecuencia el costo lo cual puede ser favorable al Cliente que puede desear resultados visibles de forma inmediata sacrificando el hecho de tener todo el producto. Esto mantiene un triángulo equilatero perfecto.
Por otro lado mayor alcance en menos tiempo puede significar un mayor costo, y aquí empiezan los problemas porque el triángulo deja de ser equilatero para convertirse en isosceles o cualquier otro tipo, ya que la mayoría de clientes desea facturar proyectos tipo triángulo equilatero y muy pocos son concientes de asumir el riesgo de proyectos cuyos 3 lados no serán equitativos pero reales.
Puede resultar a primera impresión una buena táctica de negocio el desear tener mayor alcance , en menor tiempo con el mismo costo pero esto no es real porque los riesgos en tiempo, costo y calidad representados en que tan bien construidos están los entregables se presentaran tarde o temprano e impactaran en el área del cliente y en el área del proveedor.
Por tal motivo se debe ser conciente de la responsabilidad de la realización de todo proyecto tanto del lado del cliente como del lado del proveedor porque es un resultado en conjunto.
Herramientas recomendadas para optimizar la gestión de proyectos
Para mejorar la gestión de proyectos y encontrar el equilibrio adecuado entre costo, tiempo y alcance, es esencial contar con las herramientas adecuadas. Aquí te dejo algunas recomendaciones que pueden ayudarte a gestionar mejor tus proyectos y aumentar la eficiencia en tu equipo:
Microsoft Project: Una de las herramientas más completas para la planificación y gestión de proyectos. Perfecta para grandes equipos y proyectos complejos, Microsoft Project te permite visualizar fácilmente plazos, recursos y presupuestos.
Trello: Ideal para equipos pequeños y medianos, Trello es una herramienta visual basada en tableros que facilita la organización de tareas, permitiendo un seguimiento efectivo del progreso del proyecto.
Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling de Harold Kerzner: Este libro es una referencia en el mundo de la gestión de proyectos y ofrece técnicas y enfoques prácticos para planificar y ejecutar proyectos exitosos.
Asana: Asana es otra excelente opción para gestionar proyectos, con funcionalidades que permiten la asignación de tareas, la creación de cronogramas y el seguimiento del trabajo en equipo de manera eficiente.
Estas herramientas y recursos te ayudarán a llevar tus proyectos al siguiente nivel, asegurando que puedas mantener el control sobre los tres factores clave: costo, tiempo y alcance. Haz clic en los enlaces para más detalles y para adquirirlos en Amazon.
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