Actualización: Cómo Crear y Utilizar un Mapa de Calor para la Gestión de Riesgos en un Entorno Cambiante
Este post es una actualización de un artículo anterior que publiqué durante la maestría que estaba realizando en gestión de riesgos, en plena pandemia. A lo largo del tiempo, el contenido ha tenido bastante acogida, pero considerando el entorno actual, creo que es momento de actualizarlo para reflejar los cambios que hemos vivido y cómo estos afectan la gestión de riesgos. Los mapas de calor siguen siendo herramientas cruciales para visualizar y priorizar riesgos, especialmente en un mundo post-pandemia lleno de incertidumbre y desafíos nuevos.
En esta nueva versión, te llevaré por un enfoque práctico y directo para que puedas crear y utilizar un mapa de calor en la gestión de riesgos, adaptado a las circunstancias actuales. ¡Vamos a ello!
Paso 1: Define tu Matriz de Riesgos
La base de un buen mapa de calor es una matriz de riesgos bien definida. Para comenzar, es fundamental identificar los riesgos en función de su impacto y probabilidad. Esto te permitirá priorizar aquellos que necesitan más atención.
Ejemplo:
- Impacto: Bajo, Medio, Alto
- Probabilidad: Poco probable, Probable, Muy probable
Asegúrate de incluir tanto riesgos operativos como riesgos emergentes derivados del contexto actual, como interrupciones en la cadena de suministro, trabajo remoto o ciberataques, que han aumentado con la digitalización acelerada.
Paso 2: Ingresa los Datos en la Matriz
Introduce cada riesgo en la matriz, asignando un valor basado en su impacto y probabilidad. Puedes usar una escala del 1 al 5, donde 1 es bajo y 5 es alto, o cualquier otra escala que se ajuste a tu organización. En este paso, es crucial ser lo más específico posible para poder priorizar adecuadamente.
Item
|
Descripción del Riesgo
|
Probabilidad(P)
|
Impacto(I)
|
Riesgo=P*I
|
R1
|
Que el cliente no tenga claras las condiciones
|
1%
|
0.0030
| |
R2
|
No ser flexible con los requerimientos del cliente
|
40%
|
50%
|
0.2000
|
R3
|
Cambiar las condiciones de los servicios vendidos sin previo aviso
|
15%
|
50%
|
0.0750
|
R4
|
Retrasos en el lanzamiento de campañas comerciales
|
5%
|
60%
|
0.0300
|
R5
|
Errores en el reconocimiento de los datos del cliente a quien se venden productos
|
65%
|
60%
|
0.3900
|
R6
|
Fallas en la sincronización de los sistemas de venta y stock de productos
|
10%
|
80%
|
0.0800
|
R7
|
No considerar lineamientos regulatorios en las ventas
|
5%
|
90%
|
0.0450
|
R8
|
No entregar la información de la facturación correspondiente al cliente
|
6%
|
60%
|
0.0360
|
R9
|
Instalaciones Clandestinas
|
60%
|
70%
|
0.4200
|
R10
|
Migración de los clientes a la competencia
|
70%
|
80%
|
0.5600
|
…
|
………………………………..
|
…
|
…
|
…
|
R50
|
Demora en la consolidación de cobranzas con bancos y distribuidores de telecomunicaciones
|
8%
|
60%
|
0.0480
|
R51
|
Políticas de seguridad ante ataques cibernéticos desactualizada
|
10%
|
90%
|
0.0900
|
R52
|
Puertas falsas a los sistemas internos
|
10%
|
90%
|
0.0900
|
R53
|
Conexiones y comunicaciones inseguras hacia sistemas críticos
|
15%
|
35%
|
0.0525
|
R54
|
Falta de pruebas de exigencia que verifiquen la robustez de las plataformas ante ataques externos
|
5%
|
40%
|
0.0200
|
R55
|
topologías de red muy simple que son fácilmente flanqueadas por hackers
|
5%
|
80%
|
0.0400
|
R56
|
Falta de actualización de software de antivirus
|
10%
|
90%
|
0.0900
|
R57
|
Falta de equipos modernos para la restricción de las comunicaciones
|
5%
|
60%
|
0.0300
|
R58
|
Falta de personal técnico con las habilidades y certificaciones necesarias
|
10%
|
60%
|
0.0600
|
R59
|
Falta de políticas de seguridad
|
70%
|
0.0350
| |
R60
|
Falta de aplicación de políticas de seguridad a las plataformas IT de la empresa.
|
15%
|
80%
|
0.1200
|
Paso 3: Aplica el Formato Condicional para Crear el Mapa de Calor
El siguiente paso es convertir la matriz de riesgos en un mapa de calor visual. Usa las herramientas de formato condicional de tu software (como Excel, Google Sheets, o cualquier software especializado en gestión de riesgos) para asignar colores a los valores de impacto y probabilidad.
Recomendación:
- Verde: Riesgo bajo
- Amarillo: Riesgo medio
- Rojo: Riesgo alto
Este formato de colores te permite identificar rápidamente los riesgos críticos.
Paso 4: Ajustes y Personalización
Asegúrate de ajustar el formato visual, incluyendo bordes, tamaños de celda y alineación de textos, para que el mapa sea fácil de leer. Además, incluye una leyenda que explique los colores y valores usados en el mapa de calor.
Probabilidad
|
Impacto
|
SEMAFORO
| ||
cualificable
|
cuantificable
|
cualificable
|
cuantificable
| |
Improbable
|
0 - 1%
|
No Significativo
|
0- 5%
| |
No Frecuente
|
1%- 8%
|
Menor
|
5%-10%
| |
Moderada
|
8%-20%
|
Moderado
|
10%-25%
| |
Frecuente
|
20%-60%
|
Mayor
|
25%-65%
| |
Muy Frecuente
|
60%-100%
|
Catastrófico
|
65%-100%
| |
De la identificación de riesgos de la tabla 1 se puede determinar las acciones que se realizaran como contingencia por ejemplo en el caso del impacto se tiene 37 riesgos catastróficos de los cuales 16 tienen probabilidad frecuente y 11 moderados para estos 27 podemos establecer un plan de acción en base a las lecciones aprendidas de la documentación histórica que la empresa maneja.
Impacto
|
Nro. Riesgos
|
Catastrófico
|
37
|
Mayor
|
19
|
Menor
|
1
|
Moderado
|
1
|
No Significativo
|
2
|
Total general
|
60
|
Impacto
|
Nro. Riesgos
|
Catastrófico
| |
Frecuente
|
16
|
Improbable
|
3
|
Moderada
|
11
|
Muy Frecuente
|
1
|
No Frecuente
|
6
|
Mayor
| |
Frecuente
|
4
|
Improbable
|
1
|
Moderada
|
6
|
Muy Frecuente
|
1
|
No Frecuente
|
7
|
Menor
| |
Improbable
|
1
|
Moderado
| |
Moderada
|
1
|
No Significativo
| |
Improbable
|
2
|
Total general
|
60
|
Paso 5: Analiza los Resultados
Una vez que tu mapa de calor esté listo, podrás identificar de inmediato las áreas que requieren mayor atención. Los riesgos de alto impacto y alta probabilidad, representados en rojo, deben ser tratados con prioridad. Este enfoque te permite tomar decisiones rápidas y efectivas en un entorno que puede cambiar de manera inesperada.
Conclusión
En el entorno actual, algunos riesgos pueden haber cambiado de categoría. Es crucial realizar evaluaciones periódicas para asegurarte de que tu matriz y mapa de calor reflejan las nuevas realidades y riesgos emergentes. Las herramientas digitales y el trabajo remoto han generado nuevos vectores de riesgo, como el aumento de ciberataques, que deben ser monitoreados de cerca.
La capacidad de gestionar riesgos de manera efectiva es clave en un mundo donde la incertidumbre es la nueva norma. Los mapas de calor no solo facilitan la identificación de riesgos, sino que también ayudan a priorizarlos, permitiendo que las organizaciones se mantengan ágiles y preparadas para cualquier desafío. Implementa esta técnica en tu gestión de proyectos y mejora tu capacidad de reacción ante riesgos críticos.
Un Ejemplo Práctico de Mapa de Calor para la Gestión de Riesgos
En este post, te mostré cómo puedes crear un mapa de calor en Excel para gestionar riesgos. Ahora, he actualizado el contenido para que puedas verlo en acción con un video tutorial que te guiará paso a paso.
Te invito a ver el video práctico donde explico cómo transformar una matriz de riesgos en un mapa de calor visual en solo unos minutos. Verás cómo manejo la probabilidad, el impacto y cómo aplico reglas de colores para visualizar los riesgos. Además, te muestro dos formas diferentes de representar el mapa de calor para que elijas la que mejor se adapte a tus necesidades.
Mira el Video Tutorial:
Descarga la Plantilla:
Si tienes dudas o necesitas una plantilla personalizada para tu empresa, no dudes en contactarme. También puedes dejar tus comentarios o compartir tu experiencia utilizando mapas de calor en la sección de comentarios.
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