Elizabeth Tello

Por ejemplo utilizando el Lenguaje de Modelamiento Unificado UML podemos documentar el análisis de los procesos de negocio de un Data Entry o Sistema de Mantenimientos de Catálogos y Tablas.

A continuación comparto con Ustedes un conjunto de pasos que pueden ser útiles en la documentación de procesos de negocio.

1.- Casos de Uso
Algunas veces los diagramas UML son muy criticados porque se cree que en vez de ayudar y facilitar el análisis se dice que lo complica y genera sobrecargas de trabajo por lo que se minimiza el detalle y solo se elaboran si es una exigencia administrativa por ser parte de los entregables de un proyecto (me refiero a proyectos informáticos). Sin embargo yo discrepo de esa opinión porque los diagramas uml son una herramienta grafica lo que permite que sea fácil de comprender y puede ser flexible ya que solo es necesario utilizar los diagramar la información que se requieran.

En el caso de la documentación de un Sistema Data Entry deberíamos definir los siguientes diagramas:

• Actores

En esta parte definimos con quienes interactuara el Sistema Data Entry y que pueden ser Personas u Otros Sistemas.

• Perfiles

También podemos definir perfiles de usuario a través de la notación de generalización de los usuarios.


2.- Documentación de Casos de Uso
Según la teoría se debe documentar cada caso de uso final que ya no se pueda detallar más pero en el caso de un Data Entry o Mantenimiento de Tablas esto puedo engrosar el detalle de la documentación sin añadir un valor agregado al Proyecto. Recomiendo entonces solo documentar el detalle de las opciones de un mantenimiento o data entry como por ejemplo: Creación, Modificación, Eliminación, Exportación o Impresión.

A continuación les comparto las principales partes que debería contener la documentación de un caso de uso:

• Título y Numero del Caso de Uso
• Descripción del Caso de Uso
• Nro. de Requerimiento que satisface el Caso de Uso
• Pre condiciones
• Escenarios Principales:En el caso de módulos o sistemas Data Entry pueden documentarse la pantalla principal o principales opciones como por ejemplo Listados, Consultas, Creación de Nuevo Registro, etc.
• Escenarios Secundarios:Pueden documentarse acciones como Modificaciones, Exportación y/o Eliminación de registros.
• Postcondiciones
• Diagramas de Actividades
• Pantallas + Cuadros Descriptivos de Elementos de Pantalla.

3.-Diagrama de Actividades
Si bien la documentación cuenta con el detalle de las reglas de negocio de cada acción de un caso de uso, el refuerzo grafico apoya muchísimo a que se pueda identificar rápidamente los pasos que forman parte de un proceso de negocio. A continuación un ejemplo:

4.-Esquema de Pantallas
Por último y no menos importante contar con la especificación grafica de las pantallas o interfaces con las que interactúan los Actores. Además se puede añadir el detalle de que controles y campos son obligatorios o no en el ingreso de datos.

Les sugiero utilizar cualquiera de las siguientes herramientas:

• Axure

• Wireframe Sketcher Studio

• Balsamiq Mockups 

Lo anteriormente expuesto nos ayuda a contar con una documentación detallada y practica que agrega valor y es útil en la fase de Análisis, a partir de aquí se puede ejecutar las fases de Diseño (El Como del Desarrollo del Proyecto) en cualquier Tecnología y/o Herramientas.

"The Cluetrain Manifesto" es un listado de 95 conclusiones ordenadas como un manifiesto, escrito en 1999 por Rick Levine, Christopher Locke, Doc Searls y David Weinberger y que hablan de que las empresas operan en un mercado de nuevas conexiones.

• Los mercados son conversaciones. 
• Las organizaciones son conversaciones. 
• Administrar es conversar.

El cambio de la gestión a la gestión 2.0 se puede resumir en los siguientes puntos:

• Empresas en la Red: 
• Estar abierto a los clientes las 24 horas.
• Pertenecer a las redes sociales donde se encuentra el cliente objetivo.
• Costos en la publicidad y marketing mucho menores. Exponer la reputación online.
• Identificar el Cliente Interno (Empleados, Colaboradores, etc.) que se identifiquen con la empresa y cumplan el rol de generadores de valor agregado que contribuya con el crecimiento.
• Consenso interno de colaboradores. Adiós a las jerarquías. Creación de congresos internos y colaborativos en base al nivel de compromiso y merito en el trabajo. 
• Empresas virtuales cuyos colaboradores pueden estar en otros países y sujetos a otros horarios de trabajo.
• Trabajo colaborativo, abierto y de confianza:
• Utilizar y contribuir a la generación de conocimiento, productos o servicios colaborativos (software libre, training libre, coaching libre) que mejoren los costos en tiempo y dinero.
• Comunicación colectiva en doble dirección. Efectiva y rápida por lo que se requiere que los miembros de la empresa tenga como parte de sus tareas estar en permanente estado de "ESCUCHA" de sus clientes externos y clientes internos.
• Se minimiza el trabajo mecánico al contar con un pensamiento colectivo el tiempo de resolver los problemas se divide entre la cantidad de personas que contribuyen con su aporte.
• Se reduce el trabajo individual e independiente. Se realiza trabajo colaborativo todo el tiempo.
• Se rompe el paradigma de la información "TOP SECRET", "EXCLUSIVA" o "RESTRINGIDA". No se puede estar en las redes y no aportar y no confiar. Si no se aporta la comunidad virtual tarde o temprano excluirá a la empresa, grupo de personas o personas a través de la disminución de visitas , la disminución de la reputación online y la disminución del marketing virtual que se genera de la opinión que se dan a nuestros aportes.
• Aprendizaje colectivo:
• Contribuir a la comunidad en la generación y almacenamiento de conocimiento.
• Herramientas de colaboración como Lluvia de Ideas.
• Uso de plataformas de trabajo colaborativo.
• Coaching Colaborativo a todo nivel.
• Orientación al cliente personalizado:
• Utilizar eficientemente herramientas CRM.
• Analizar el comportamiento de los clientes a través de Patrones o BI Tools.
• Generar reputación positiva a través de clientes satisfechos.

Empresa y Web 2.0 | Gestión 2.0

Primavera Project Planner es una de las herramientas de mas alto rendimiento en la gestion de proyectos. Esta diseñada para manejar proyectos de gran escala de hasta 10,000 actividades, con muchos recursos ilimitados que resultada a veces sofisticado su uso.

Lamentablemente no cuenta con una versión de prueba y las licencias van a partir de los 1900 euros.
Los requisitos básicos para su instalación son los siguientes:

• Windows XP, Windows Vista o Windows 7
• 1 GHz Pentium 4 o Celeron compatible CPU
• 256 MB RAM
• CD-ROM drive

No requiere la instalación previa de una base de datos como en el caso de las versiones anteriores ya que el instalador viene configurado para usar Oracle.
A continuación un vídeo demostrativo de su instalación:


Para empezar a usar Primavera Project Planner es necesario realizar una serie de configuraciones que van desde la definición de las propiedades más simples como el signo para el separador decimal y tipo de moneda hasta el EPS (Estructura del Proyecto) y el OBS(Estructura de Descomposición de la Organización). La ejecución de estos primeros pasos en la creación de un proyecto son un verdadero "dolor de cabeza" de muchos Project Leader pero para Primavera significan el orden de seguir una metodología.


Al igual que el WBS Chart Pro se puede construir la estructura de descomposición de entregables de forma gráfica de manera que se integre directamente en la planificación, como se puede ver en el siguiente vídeo:

En conclusión Primavera obliga a los usuarios a seguir un orden en la creación de sus proyectos basado en las buenas practicas del PMBOK, sin embargo en la practica el día a día puede conspirar en contra del uso o buen uso de esta herramienta pero no debemos olvidar sopesar los beneficios a largo plazo.

El martes 19/Abril asistí a una conferencia sobre Energía Nuclear (Segundo Curso de Energía Nuclear para Periodistas) organizada por el Instituto para el Desarrollo de la Energía y el Desarrollo-IEDES. Por los últimos acontecimientos en la central nuclear japonesa la conferencia tenía como objetivo aclarar dudas y dar mayor conocimiento sobre los efectos que puede tener la exposición a la radiación.
La información que se expuso fue muy interesante y transmitida de forma fácil a todo el público en general entre los cuales me encontraba yo además de los estudiantes de periodismo de la Universidad Jaime Bausate y Meza.
Aquí algunas notas que rescate de la misma y que comparto con Ustedes:

• La unidad de medida de la dosis de radiación absorbida por la materia es el SIEVERT.
• Una dosis de radiación que recibe una persona al año es de 1 a 3 mSv ( milisieverts).
• La dosis letal es de 400 mSv que mataría al 50% de las personas irradiadas en 6 meses.
• El ingeniero Rolando Arrieta, Jefe del reactor nuclear de Huarangal manifestó que en dicho centro tecnológico se produce materiales radioactivos usados en la medicina nuclear como Tecnecio 99 y Yodo 131.
• El Tecnecio 99 es un isómero nuclear utilizado para la detección de tumores difíciles de ubicar.
• El Yodo 131 es utilizado para tratar el cáncer de tiroides.
• En el Perú existen 2 reactores nucleares : El que se encuentra en la Sede de San Borja de Potencia Cero (RP-0) utilizado para la investigación y capacitación y el Centro Nuclear RACSO en Huarangal de Potencia 10 (RP-10) utilizado para la investigación y producción de radio isotopos.
• El reactor nuclear de Fukushima es de energía a diferencia del nuestro (RACSO) que es solo de investigación y que irradia objetos con fines científicos el cual no tiene turbinas por lo que la temperatura no supera los 50 grados centígrados.
• Se hicieron recomendaciones sobre las condiciones para la protección de la radiación como es el tiempo de exposición, la distancia y el blindaje.Los blindajes dependen del tipo de radiación y van desde una hoja de papel, lamina de cobre, plomo hasta hormigón.
• Se hizo una demostración de un contador geiger el cual mide la radiactividad de un objeto o lugar a través del incremento de voltaje producido por la penetración de electrones a la parte del tubo relleno de gas que tiene el contador.

• Por último se menciono la exageración y mala información sobre los acontecimientos de Fukushima por parte de los medios occidentales en comparación de los de Japón . Por ejemplo se menciono la fusión del núcleo del reactor porque este quedo expuesto y se derritió y por supuesto hace suponer a una catástrofe apocalíptica que desprenderá grandes cantidades de energía pero no es así ya que la primera habla de una combustión de material y el concepto de "Fusión Nuclear" esta referido a la unión de 2 núcleos más ligeros como hidrógeno y sus isotopos lo cuales forman un núcleo más pesado, en esto se basa la energía producida por el Sol.
• La población japonesa fue bien informada por su prensa que fue moderada y siguió la línea oficialista buscando el bien común y no la primicia.

Estimados amigos,

Aprovecho este post para saludarlos y darles las gracias por seguirme y revisar mi Blog, Ustedes saben que siempre estoy disponible para cualquier consulta ya sea por e-mail o por el skype.

En esta oportunidad registro esta entrada para pedirles su apoyo en la elaboración de mi Tema de Exposición de este año en el Congreso del PMI Lima 2011 el cual está enfocado a la Gestión 2.0

La Gestión 2.0 está relacionada con el uso de las nuevas tecnologías de la web para transformar las prácticas de negocio y dar un nuevo enfoque al management

Solicito su ayuda, pidiendo me envíen sus consultas y requerimientos de asesoría las cuales responderé de forma totalmente gratuita, de esta manera tendré la oportunidad de ayudarlos en sus requerimientos y la experiencia obtenida formara parte de la elaboración de casos ejemplos para la exposición.

Para mayor detalle por favor entren a este link

Saludos

Hace poco en el diario el Comercio en la edición dominical del 3/Abril/2011 salió un artículo con el título "Aprenda a gerenciar proyectos" escrito por Alfonso Nuñez - Instructor de New Horizons Perú el cual daba un enfoque practico de las buenas prácticas de project management aplicada a los negocios.

De este buen artículo se pueden rescatar las siguientes pautas para aplicar el Project Management en los Negocios:

1.- Un Análisis Preliminar:- Que defina nuestros objetivos hacia nuestros clientes, nuestros productos, la rentabilidad y la estrategia financiera.

2.- Un Análisis FODA:- Que nos permite aterrizar mejor nuestra estrategia.

3.- La Planificación para implementar nuestro Modelo de Negocio considerando la Toma de Requerimientos, WBS del Producto o Servicio y Definición del Cronograma.

4.- El Monitoreo de nuestra producción y de las ventas utilizando herramientas como Valor Ganado, CRM, ERP y principios de BI.

5.- Sacar provecho de las Lecciones Aprendidas.

Estas 5 pautas las desarrollo en una presentación Power Point que Ustedes pueden descargar libremente aquí

Qué es Avaya?

• Avaya es una empresa especializada en sistemas de comunicaciones empresariales. La empresa ofrece comunicaciones unificadas, centros de contacto y servicios relacionados directamente para empresas y organizaciones en todo el mundo.
• Las soluciones de Avaya están orientadas a sistemas de telefonía y comunicaciones unificadas, centro de contacto, mensajería empresarial, conferencia de audio, mantenimiento de hardware y servicios de asistencia para software.

Qué es Avaya Web Alive?

• Es una herramienta online al estilo de "Second Life" que brinda espacios virtuales donde a través de avatares se puede interactuar con otras personas ya sea para negocios, estudio o vida social superando las barreras de tiempo y espacio. 

• Avaya Web Alive permite establecer un dialogo virtual a través de los avatares y el motor de Audio 3D que le agrega a la experiencia el poder de identificar que participante está hablando y cuál es su ubicación en el entorno.

• Además se pueden compartir el contenido que se tiene en la PC y ser proyectado en el entorno virtual que nos proporciona la herramienta tal cual se realiza en una reunión o conferencia en la vida real para resolver problemas, realizar presentaciones, exposiciones o capacitaciones.
• El Avatar que proporciona la herramienta puede caminar por el salón o ambiente elegido, sentarse, conversar con otros participantes, realizar gestos y observar "el lenguaje corporal" de los asistentes lo que mejora la experiencia virtual.

• Avaya Web Alive posee otras características adicionales que apoyan a las ventas y a los negocios como reportes, estadísticas, monitoreo y plantillas de los entornos virtuales que se pueden personalizar.
• Esta herramienta no es gratuita, aproximadamente su costo es $49 mensuales sin embargo permite registrarse gratuitamente y probarla por un periodo de 15 días asociando el acceso a una cuenta de correo.
• Les invito a que jueguen un rato con ella y la configuren a su antojo WebAlive.

El SEO (Search Engine Optimization), optimización de los motores de búsqueda, se encarga de posicionar el portal web de una empresa o marca dentro de la página de resultados de un buscador (SERPs) entre las primeras posiciones en base al uso de un conjunto de buenas prácticas. Sin embargo el abuso desmedido de esta técnica puede causar el efecto contrario conocido como SPAMDEXING que es detectado por los buscadores y que castiga el buen posicionamiento del Portal.

Para un mejor posicionamiento en buscadores como Google es necesario tener en cuenta lo siguiente: 

• Page Rank :- Es un valor comprendido entre 0 y 10, resultado de la aplicación de un conjunto de algoritmos para determinar el ranking de una página por un motor de búsqueda. A continuación una de las varias versiones de Page Rank.

• SEO en el Portal :- Consiste en optimizar el portal web para los buscadores
• SEO fuera del Portal :-Orientado a los enlaces que vinculan el portal.

TIPS para el SEO en el Portal

1. Títulos únicos y descriptivos: Los títulos son los puntos de partida para los buscadores. Guía de Títulos.
2. Etiquetas: Utilizar palabras clave asociadas al contenido, sin llegar a un abuso en la cantidad. Entre las herramientas a  usar se encuentra la opción "Rueda de búsquedas de Google", Trends o WordTracker.
3. Contenido Original: No duplicar contenido. Dar reconocimiento a las fuentes. Premié el uso de su contenido.
4. Usar el formato texto: Limitar el uso de flash y video porque este tipo de contenido no entra en el rastreó del buscador. Acompañar a las imágenes, flash y video descripciones y comentarios.

TIPS para el SEO fuera del Portal

1. Compra de links : Pagar a webs con autoridad por links en sus sites.
2. Intercambio de Links: Intercambio entre webs de la misma temática .
3. Footering : Creación de espacios de linkings entre varias webs.
4. Creación de Sites Satélites: Paginas en Facebook, Blogs, menciones en Twitter.  
5. Generar SEM : Anuncios publicitarios o Adsenses.    

El CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta que nos permite conocer y analizar con detalle la información de los clientes conociendo sus hábitos de compra para poder ofrecer servicios y productos personalizados lo que genera una exitosa estrategia de venta y un primer paso para la fidelización de los clientes.

Existen innumerables herramientas CRM gratuitas y comerciales que se ofrecen en el mercado actualmente como son vTiger, SugarCRM, SalesForce y FreeCRM esta última con una versión de free hosting.

Las herramientas mencionadas brindan en resumen la posibilidad de registrar productos, clientes, oportunidades de venta y analizar toda esta información a través de reportes (dashboard, pipeline, detallados y agrupados) los cuales pueden ser exportados a formatos ya conocidos como excel o archivos de texto (txt y csv).

La definición anterior es en resumen lo que se conoce como CRM 1.0 que busca obtener datos de los clientes, analizarlos y aplicar luego una estrategia que tiene como principio lo que "cree la empresa que necesita el cliente".

En la definición de CRM 2.0 , sumamos la CRM 1.0 a las herramientas Web 2.0 sin embargo no debemos mecanizarnos en este concepto ya que en realidad las herramientas que se utilizan actualmente simplemente aplican métodos conocidos hace siglos la diferencia radica que ahora se utilizan estas como un facilitador para solucionar las barreras de distancia y tiempo porque la cantidad de clientes es mayor, no se encuentran geográficamente en el mismo país y tienes diferentes necesidades imposibles de recordar personalmente.

Herramientas como SalesForce y Microsoft Dynamic han integrado su CRM con la Web 2.0.

Un CRM 2.0 aporta los siguientes beneficios adicionales:

• Permite un acercamiento mas rápido al cliente a través de la comunidad online que da a conocer su opinión positiva o negativa sobre los servicios y productos , información valiosa que al ser obtenida por este medio se genera un ahorro en tiempo y costo.

• Es el primer paso a la fidelización del cliente porque se siente escuchado y atendido lo que se traduce en ofertas y promociones de servicios y productos como resultado de su opinión.

• La comunidad contribuye a generar marketing viral de productos y servicios generando reputación online confiable de la empresa lo que permite atraer a otros clientes.

• Genera compromiso en el cliente como un colaborador más de la empresa, este es uno de los beneficios que nos da la tendencia 2.0 y que aun no se aplica en la mayoría de herramientas explícitamente porque la empresa tiene miedo a la crítica, pero toda crítica buena o mala contribuye muchísimo a la empresa en tiempo, costo e imagen ya que el cliente al ver que su opinión y "observaciones" importan y hacen crecer una marca se sentirá parte de la misma.

Para finalizar no debemos olvidar que aparte de las herramientas tecnológicas que se tienen actualmente y que se presenten en el futuro estas solo brindan una experiencia más innovadora de acercamiento al cliente pero no dirigen automáticamente la estrategia de la empresa siempre será necesario el compromiso cercano de la organización a que el cliente reciba un excelente producto y servicio comercial.

Si bien los códigos bidimensionales como Microsoft Tag han sido orientados al uso de campañas publicitarias esta tecnología se puede utilizar también en el campo de la gestión de proyectos.

Un gráfico es más efectivo que una extensa definición aunque este muy bien redactada porque nuestro cerebro comprende más rápido los gráficos y mucho mejor que un gráfico es un vídeo o un audio.

Al igual que los mapas mentales o WBS que facilitan la definición de entregables de un proyecto también esta tecnología puede aportar una forma ágil y rápida de documentación en el trabajo de la gestión de proyectos.

Por esta razón les propongo las siguientes ideas que se encuentran basadas en el uso de la tecnología Microsoft Tag para facilitar la comprensión de la información en áreas como la educación y el turismo.



2.- Complementar el análisis y diseño de los proyectos. Como sabemos los códigos tag pueden redirigirnos a una URL de un sistema de gestión donde los “involucrados” documenten solicitudes de cambio y revisen el estado de las mismas, a su vez el equipo de trabajo puede actualizar el estado del avance a través de la redirección a información visual y dinámica.

3.-Facilitar la documentación de las actas de reunión. Mucho tiempo de los documentadores, equipo de trabajo o jefes de proyectos está comprometido en esta tarea sin embargo con el uso de la redirección virtual a vídeos de las reuniones, audios o documentación digitalizada (fotos, firmas, etc) esta labor puede ser más rápida y completa.


4.-Compartir y guarda el directorio de contactos de los involucrados en el proyecto. Un aporte importante de los códigos Tag es que nos permite registrar rápidamente los medios de contacto de los involucrados a través de la información de los V-card que pueden estar impresas en documentos o tarjetas físicas.

5.- Una rápida organización de la información histórica. Durante el desarrollo de los proyectos se genera mucha información interna y externa y aunque existen actualmente muchas herramientas que facilitan la adecuada gestión documentaria esta tecnología aporta una rápida conexión entre el mundo digital y el físico un ejemplo práctico puede ser colocar códigos tag en los documentos asociados al proyecto a que pertenecen.

Nota: Es necesario tener en cuenta los requisitos para utilizar Microsoft Tag en los proyectos como por ejemplo tener acceso a internet, definirlo como parte del estándar de documentación y tener claro que el medio de uso es a través de equipos móviles.

Referencias:

• Microsoft Tags, códigos QR y el marketing del horror: http://bit.ly/i2JKPo
• Mapas Mentales : http://bit.ly/bNqX
• Los códigos QR en Educación: http://bit.ly/g1kIr1
• http://www.slideshare.net/sagu559/microsoft-tag

• @Socmediadigest #RT #SM #SocialMedia Virgin America on Why Twitter, Facebook Are More Important Than TV: Other ai... http://bit.ly/ifLTSD #social #media -tweet received 10Feb10. 
• http://adage.com/digital/article?article_id=148795.

• Hace 3 meses realice un WBS de la pagina web de Barack Obama y me pareció muy interesante su estrategia utilizando las redes sociales (blogs, facebook y twitter) y muy buena su organización que no me sorprende que haya alcanzado las metas propuestas porque parte del espíritu de la misma era el de tratar a sus votantes como los clientes de una empresa.
  
  
• La semana pasada recibí un tweet donde se mencionaría el tema de "Twitter en la política" en un programa dominical esto despertó mi curiosidad porque deseaba saber más de los casos de éxito en el uso de esta herramienta tecnológica tan adictiva así que investigué un poco más y aquí les comparto parte de la recopilación de la información que encontré en este video.


• También he publicado un Power Point en SlideShare donde comparto las fuentes de mi información aquí les dejo el link.

Ahora que tengo más tiempo, estoy actualizando los post de mi blog y ordenando algunos documentos y revistas, en esó encontré un articulo muy interesante en el PM Network publicado en agosto 2008 (algo antiguo pero no pierde vigencia e importancia ) escrito por Neal Whitten, PMP.

El articulo tiene como título “Leaders are teachers , too” y en este se menciona que a la par del crecimiento del interés en la gestión de proyectos también se ha incrementado la necesidad de mentores en este campo, en el artículo se señala que la demanda supera a la oferta y aunque han pasado más de 2 años de la publicación creo que sigue igual el panorama en nuestro país. Ante tal situación es parte de las buenas prácticas y como un “plus” a nuestras habilidades en gestión dedicar un tiempo a la tutoría a todo nivel y dentro de las responsabilidades de los miembros de los equipos de trabajo o proyecto a los que pertenecemos dentro o fuera de la empresa.

Aquí algunos beneficios: