En la tarea de analizar y comprender los procesos de negocio involucrados en el sistema de una empresa existen muchas metodologÃas que se pueden utilizar sin embargo creo que siempre la más recomendable será la que utilice gráficos y sea flexible en su documentación de tal manera que sea muy didáctica para su rápida comprensión y elaboración.
A continuación comparto con Ustedes un conjunto de pasos que pueden ser útiles en la documentación de procesos de negocio.
1.- Casos de Uso
Algunas veces los diagramas UML son muy criticados porque se cree que en vez de ayudar y facilitar el análisis se dice que lo complica y genera sobrecargas de trabajo por lo que se minimiza el detalle y solo se elaboran si es una exigencia administrativa por ser parte de los entregables de un proyecto (me refiero a proyectos informáticos). Sin embargo yo discrepo de esa opinión porque los diagramas uml son una herramienta grafica lo que permite que sea fácil de comprender y puede ser flexible ya que solo es necesario utilizar los diagramar la información que se requieran.
En el caso de la documentación de un Sistema Data Entry deberÃamos definir los siguientes diagramas:- Actores
- Perfiles
2.- Documentación de Casos de Uso
Según la teorÃa se debe documentar cada caso de uso final que ya no se pueda detallar más pero en el caso de un Data Entry o Mantenimiento de Tablas esto puedo engrosar el detalle de la documentación sin añadir un valor agregado al Proyecto. Recomiendo entonces solo documentar el detalle de las opciones de un mantenimiento o data entry como por ejemplo: Creación, Modificación, Eliminación, Exportación o Impresión.
A continuación les comparto las principales partes que deberÃa contener la documentación de un caso de uso:
- TÃtulo y Numero del Caso de Uso
- Descripción del Caso de Uso
- Nro. de Requerimiento que satisface el Caso de Uso
- Pre condiciones
- Escenarios Principales:En el caso de módulos o sistemas Data Entry pueden documentarse la pantalla principal o principales opciones como por ejemplo Listados, Consultas, Creación de Nuevo Registro, etc.
- Escenarios Secundarios:Pueden documentarse acciones como Modificaciones, Exportación y/o Eliminación de registros.
- Postcondiciones
- Diagramas de Actividades
- Pantallas + Cuadros Descriptivos de Elementos de Pantalla.
Si bien la documentación cuenta con el detalle de las reglas de negocio de cada acción de un caso de uso, el refuerzo grafico apoya muchÃsimo a que se pueda identificar rápidamente los pasos que forman parte de un proceso de negocio. A continuación un ejemplo:
4.-Esquema de Pantallas
Por último y no menos importante contar con la especificación grafica de las pantallas o interfaces con las que interactúan los Actores. Además se puede añadir el detalle de que controles y campos son obligatorios o no en el ingreso de datos.
Les sugiero utilizar cualquiera de las siguientes herramientas:
- Axure
- Wireframe Sketcher Studio
- Balsamiq Mockups
