Cuando la IA empieza a leer los documentos de tu empresa
El uso de herramientas
de inteligencia artificial generativa como ChatGPT, Copilot o Gemini está
creciendo rápidamente dentro de las organizaciones.
Cada vez más
profesionales utilizan estas herramientas para tareas como:
- redactar documentos
- resumir información
- analizar contenidos
- generar código o reportes
Estas capacidades
pueden mejorar significativamente la productividad. Sin embargo, cuando estas
herramientas empiezan a interactuar con información corporativa, también
aparecen nuevos riesgos que muchas organizaciones aún no están evaluando con
suficiente profundidad.
Cuando la IA se
conecta al conocimiento de la organización
Hoy existen
herramientas que permiten conectar modelos de IA directamente a documentos
internos.
Por ejemplo:
- actas de reuniones
- reportes de proyectos
- documentos normativos
- procedimientos internos
- presentaciones o archivos PDF
Herramientas como
NotebookLM permiten cargar documentos y luego hacer preguntas al modelo como:
- ¿Qué riesgos se mencionan en este informe?
- ¿Qué decisiones se tomaron en esta reunión?
- ¿Qué dice la polÃtica de seguridad sobre este tema?
Cuando esto ocurre, la
IA deja de ser simplemente una herramienta de productividad.
Empieza a interactuar
directamente con el conocimiento de la organización.
Un fenómeno que ya
está ocurriendo en muchas empresas
La adopción de
inteligencia artificial dentro de las empresas está creciendo rápidamente.
Según el Stanford
Human-Centered AI Institute en su AI Index Report 2025, el 78 %
de las organizaciones reportaron utilizar inteligencia artificial en al menos
una función empresarial en 2024, frente al 55 % registrado el año anterior.
Esto refleja cómo
herramientas de IA generativa están entrando de forma natural en los procesos
de trabajo.
Pero cuando estas
herramientas comienzan a interactuar con información interna, la conversación
deja de ser únicamente tecnológica.
Pasa a ser una
conversación sobre datos, control y gobernanza.
El desafÃo de la
gobernanza de IA
Cuando los modelos de
IA comienzan a interactuar con documentos corporativos aparecen preguntas
importantes:
- ¿Qué documentos puede consultar la IA?
- ¿Quién define qué información puede utilizarse?
- ¿Se registran o auditan las consultas realizadas al sistema?
- ¿Cómo se evita que se comparta información sensible?
En muchas
organizaciones, el uso de herramientas de IA está permitido, pero no
necesariamente gobernado.
Es decir, los
empleados pueden usar herramientas como Copilot o ChatGPT para tareas
individuales, pero no existe todavÃa una polÃtica clara sobre:
qué información puede
compartirse
cómo se protegen los
datos
cómo se supervisa el
uso de estas herramientas.
A medida que la IA
comienza a integrarse con documentos y repositorios corporativos, este tema se
vuelve cada vez más relevante.
Más que una
herramienta: un nuevo punto de acceso al conocimiento
Cuando un modelo de IA
puede consultar documentos internos, deja de ser únicamente una herramienta de
productividad.
Se convierte en algo
más cercano a un nuevo punto de acceso al conocimiento corporativo.
Esto abre
oportunidades importantes, pero también requiere nuevos mecanismos de control,
como por ejemplo:
- clasificación de documentos
- control de acceso a la información
- registro de consultas realizadas a la IA
- polÃticas sobre qué datos pueden compartirse con modelos externos.
En los últimos años
incluso han comenzado a aparecer nuevos roles organizacionales relacionados con
este tema, como:
- AI Governance Lead
- Responsible AI Manager
- AI Risk Officer.
Una conversación
que recién está empezando
La adopción de
herramientas de IA está avanzando mucho más rápido que las polÃticas internas
que regulan su uso.
En muchas
organizaciones, la inteligencia artificial ya forma parte del trabajo
cotidiano.
La pregunta ya no es si
se utiliza IA.
La pregunta empieza a
ser cómo se gobierna su uso dentro de la organización.
Una reflexión final
En este blog he estado
explorando cómo las organizaciones están enfrentando los nuevos desafÃos
relacionados con la inteligencia artificial.
Como parte de ese
ejercicio, preparé un pequeño cuestionario de 10 preguntas que
permite reflexionar de forma preliminar sobre el uso de herramientas de IA
dentro de una organización.
Puedes encontrarlo aquà si tienes interés en
explorar este tema con más detalle.
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